yabo鸭脖app-鸭脖娱乐app下载-鸭脖最新版下载

网站首页 >新闻动态 > yabo鸭脖app之家 > 员工天地

数据时代面向知识共享的企业文件与档案管理

分享到:
点击次数:27 更新时间:2022年04月19日14:19:52 打印此页 关闭

档案管理在普通大众的理解就是对有保存价值的各类文件资料的收集、分类、整理、摆放,以便日后查阅。数据时代的到来,互联网+的发展,企业团体可以利用网络化先进的知识服务,建立优势信息知识服务平台,可以给企业提供迅速便捷有针对性的信息知识资源,还能提高自身的档案知识服务的质量水平。各档案管理部门,通过一些主流软件的利用,对档案信息知识进行整合利用,更好的为企业所用,服务于企业,利于企业的创新与发展数据时代通过企业的知识共享。将数据转化为驱动企业创新的知识,实现数据可以重用,被增值的过程。

企业文件档案具有信息价值、管理控制价值、证据价值。信息价值是企业的硬实力的体现,是企业科学决策的智力支持,是企业软实力提升的支撑性资源。管理控制价值是对管理活动的优化,以提高管理效率。证据价值是企业得以立足于发展的强有力保障,可以证明企业遵从法规、体现企业内部管理的问责实施过程。知识共享是企业的一项重要活动,通过文件档案管理有效激活文件档案的各种价值,达到两者的统一。

为实现企业文件的知识共享,需要建立科学的管理框架。框架包含的内容有:一是可信任的领导者,他是档案管理的关键主体。二是健全的制度管理体系,确保文件档案管理活动规范化、科学化、高效化的规范指导作用。三是先进的信息管理技术,这些信息包含工作中的各类数据,要运用元数据技术、数据挖掘进行文件档案分析,在管理活动中不仅要考虑哪些有价值的文件被及时捕获存储长期保存,更需要关注如何将现行文件的价值发挥到最优化。企业面对浩瀚的数据,要做出准确判断、合理利用需要将档案数据化,把文件档案化整为零,转换成便于发现、可重复利用的数据。伴随着大数据、云存储、人工智能的不断发展,社会活动所产生的数据规模越来越大,企业要将有用的零散数据进行筛选整合,把数据档案化管理。

面向知识共享的企业文件与档案管理的关键策略要求对文件的拟制进行精细化管理。首先是要对文件的格式规范。对文件标题要求对内容有高度概括与提炼,标题应由发文部门、事由、文种共同组成。发文部门揭示文件的来源、事由反应文件主要内容、文种揭示文件的作用。标题的规范与固化便于检索。企业文件的名称(这里指的文件名称是指文件电子档保存时的名称)要与文件标题、文件内容相一致,视传输与储存的具体情况有选择的标注日期、形成着、事由。文件的名称拟写应该标准、简洁、准确,可由词或词组组成,并由连接符链接。企业文件的形成者和接收者要清晰、准确,帮助人们快速准确的找到所需知识。文件形成者一旦缺失将使文件的真实性、凭证性、权威性受到质疑,在共享中难以判断其可用性;文件接收者的缺失直接导致文件得不到及时的处理,甚至因错误的流向影响工作效率,在共享利用中难以判断其适用范围。其次是要优化企业文件的内容。结合岗位职能、工作性质,梳理出常用的文件文种,在此基础上明确常用文种的适用范围、语言表达特点、内容的逻辑顺序,发现其写作规律,提高企业文件质量。文件的内容还应做到客观、纯净、简洁,有一说一按照逻辑将要办理的事情客观的阐述清楚。

面向知识共享的企业文件与档案管理的关键策略还要求对文件档案合理科学的分类。分类是文件管理的核心基础,科学合理的分类体系有助于维护文件之间的联系,确保文件的证据价值,并对检索、鉴定、利用过程产生积极影响。文件的分类通常采用方法有:第一按年度分类,第二是按部门分类,第三按问题分类,第四按保管期限分类,第五按职能分类。在实际工作中通常将两种或多种方法结合使用。

大数据时代伴随着现代化的计算机网络技术的繁荣发展而爆发式产生,给企业利用资源信息提供了更多机会,企业要充分利用档案管理掌握大量新生思想技术为己所用。档案管理也要放眼长远,更好的服务于企业,需要从实际上有针对性的实施知识服务。在实际进行知识服务过程中,档案管理要充分运用大数据时代先进的技术,创建完善更优质的服务体系,促使档案管理更好适应时代发展需要,企业健康良好的可持续发展。

 财务室:冯锦萍

2022325

上一条:热烈庆祝2022年度供应商会议胜利召开 下一条:与公司同成长